Case study: jak usprawniłam ścieżkę zapisów na konsultacje indywidualne?

Jedna z moich klientek (na potrzeby tego wpisu nazwijmy ją Anią😉), która jest dietetyczką, specjalizuje się we współpracy indywidualnej z pacjentkami. Oferuje pojedyncze konsultacje 1:1, pakiety spotkań oraz produkty cyfrowe, takie jak jadłospisy i poradniki dostępne w sklepie online. Mimo szerokiej oferty napotkała problem z organizacją zapisów na konsultacje.

📌Problem: wypełniony po brzegi kalendarz, długi czas oczekiwania na wizytę i brak automatyzacji.

Z uwagi na popularność usług Ani, jej kalendarz konsultacji był wypełniony na minimum 3 miesiące do przodu. Nowe pacjentki dokonywały zakupu konsultacji poprzez stronę www i nie były świadome, że taki jest czas oczekiwania na wizytę, co rodziło nieporozumienia i prowadziło do wymiany licznych maili. Ręczna organizacja zapisów na konsultacje pochłaniała czas Ani, który mogła przeznaczyć na inne działania.

📌Wyzwanie: wygodna i w pełni zautomatyzowana ścieżka rezerwacji

Celem było usprawnienie całego procesu zapisu na konsultacje, stworzenie listy oczekujących na najbliższy wolny termin oraz zapewnienie przejrzystości dostępności terminów dla pacjentek. Dzięki temu Ania mogłaby w pełni skupić się na swojej pracy bez obawy o dodatkowe obowiązki administracyjne. Przejrzystość terminów, mniej maili i powtarzalnych czynności📅✅

Jakie kroki w tym kierunku poczyniłam?

Etap 1️⃣: Wprowadzenie automatycznego zapisu na wizyty

Pierwszym krokiem było uruchomienie automatycznego kalendarza (polecam Koalendar i Calendly – w tym przypadku wybór padł na Koalendar), czyli narzędzia do rezerwacji spotkań online. Na stronie typu landing page zintegrowałam kalendarz dostępnych terminów. Główne funkcje to:

Samodzielne wybieranie terminu: Pacjentka przegląda dostępne terminy i rezerwuje wizytę online bez pośrednictwa dietetyczki.
Automatyczne przekierowanie do płatności: Po wyborze terminu, pacjentka zostaje automatycznie przekierowana do opłacenia konsultacji, co eliminuje czasochłonną wymianę maili.
Przypomnienia i opcja dodania do kalendarza Google: Pacjentka dostaje przypomnienie o wizycie i możliwość dodania jej do swojego kalendarza Google, co zwiększa punktualność i organizację.

Takie rozwiązanie zmniejszyło potrzebę ręcznej wymiany maili, jednocześnie zapewniając płynny przepływ informacji.

Etap 2️⃣: Utworzenie zapisów na listę oczekujących

Jeśli wszystkie terminy są zajęte, pacjentka może zapisać się na listę oczekujących. W momencie, gdy w kalendarzu pojawi się wolny termin, automatycznie otrzymuje powiadomienie mailowe o nowej możliwości rezerwacji. Dzięki temu Ania ma zorganizowaną kolejkę osób, a pacjentki wiedzą, że ich potrzeby są uwzględnione.

Etap 3️⃣: Automatyzacja maili pozakupowych do pacjentek

Po zakupie konsultacji pacjentki otrzymują szczegółowe informacje, jak przygotować się do wizyty oraz jakie materiały dostarczyć. Wprowadzenie tej automatyzacji:

EFEKT?

Po wdrożeniu tych automatyzacji Ania oszczędza czas na zarządzaniu zapisem na konsultacje. Dzięki przejrzystym terminom w kalendarzu oraz listom oczekujących, nie musi się martwić o przypomnienia czy dostępność wolnych terminów. Pacjentki mają jasny wgląd w proces rezerwacji, a Ania odzyskała czas na prowadzenie konsultacji i rozwój swojej oferty.

Mniej wymiany maili, mniej czasu spędzonego na powtarzalne czynności, jasność co do dostępnych terminów, lista oczekujących – pacjentki zadowolone i więcej czasu dla dietetyczki! 💪✨

Automatyzacja rezerwacji i płatności – rozwiązanie dla Twojego biznesu?

Automatyzacja zapisów na konsultacje to skuteczne narzędzie dla specjalistów pracujących z klientami indywidualnymi. Zwiększa komfort współpracy, oszczędza czas i pozwala skupić się na tym, co najważniejsze – na pomocy klientom.

Poznaj słowa Ani, gdy wszystkie zaplanowane kroki oraz działania zostały zrealizowane:

Chcesz wdrożyć podobne rozwiązanie? Zastanawiasz się, jak automatyzacje mogłyby usprawnić Twoją pracę? Skontaktuj się ze mną, a razem opracujemy plan, który uwolni Twój czas i poprawi jakość Twojej współpracy z klientami!